La prima domanda da porsi è sempre: dove vuole arrivare l’azienda? Quali aspettative hanno i responsabili nei confronti di un sistema PIM? Occorre innanzitutto chiedersi: quali obiettivi persegue l’azienda? Per confrontare in modo efficace i software PIM, bisogna prima definire come l’azienda possa migliorare i propri risultati. Solo allora è possibile individuare i rischi che potrebbero presentarsi lungo il percorso e trovare soluzioni per evitarli.

Per comprendere i requisiti che l’azienda pone al sistema PIM, occorre prima esaminare l’azienda stessa e i suoi processi operativi. Vanno analizzati tutti i reparti che lavoreranno con il sistema PIM o che saranno interessati dalla sua introduzione. È importante capire cosa motiva questi collaboratori e quali difficoltà incontrano. Per risolverle serve un approccio sistematico. Quale veicolo è il più adatto? Bisogna trasportare solo sé stessi o serve più spazio? Basta un’automobile o è preferibile un furgone? In senso figurato, sono queste le domande da porsi durante il processo di selezione e confronto dei sistemi PIM. A queste si aggiungono l’architettura IT e il modello di dati. Una checklist dei requisiti fondamentali per la scelta di un sistema PIM aiuta a tenere presenti tutti gli aspetti. Una volta individuati tutti i requisiti essenziali dell’azienda, questi vengono raccolti in un capitolato, il cosiddetto documento di specifica dei requisiti.

I consulenti esperti conoscono a fondo il mercato e i potenziali fornitori di software PIM. Sanno quali produttori sono in grado di soddisfare il capitolato con i requisiti definiti in precedenza e conoscono i punti di forza e di debolezza delle singole soluzioni. In definitiva, infatti, il software deve rispondere non solo ai requisiti tecnici, ma anche alla strategia aziendale. Spetta alla società di consulenza stilare una longlist di circa 15 candidati. I consulenti aziendali qualificati lo fanno già tenendo conto del budget disponibile e negoziando le condizioni. A questo scopo, ai produttori di software pertinenti viene fornito un elenco dei requisiti principali, al quale devono rispondere entro un termine prestabilito. In base ai risultati viene definita una shortlist di circa cinque candidati, che vengono nuovamente analizzati in dettaglio. Insieme all’azienda, i consulenti decidono infine quali due o tre produttori invitare a presentare il proprio software.

Per la presentazione, ai produttori vengono assegnati circa dieci casi d’uso da svolgere. L’obiettivo è mostrare al comitato decisionale della direzione come funziona il rispettivo software nell’attività quotidiana e quali risultati può offrire. A questo scopo è utile affrontare nella presentazione diverse problematiche o aspetti rilevanti sotto forma di casi d’uso concreti. I singoli passaggi vengono simulati con dati di esempio. In questo modo, tutti i fornitori di software hanno le stesse condizioni per dimostrare il valore della propria soluzione PIM.

Le presentazioni vengono quindi valutate e confrontate. Si mettono a confronto i vantaggi e gli svantaggi dei sistemi PIM presentati e si analizza il rispetto dei requisiti. Naturalmente, nella scelta del PIM hanno un ruolo importante anche il budget disponibile e i costi proposti dai produttori di software.

La società di consulenza incaricata prepara i risultati per consentire alla direzione di decidere. Se le parti coinvolte sono indecise o non concordano, come ultimo passaggio è possibile realizzare un «Proof of Concept» con le due soluzioni finaliste. Solo quando i sistemi hanno dimostrato il proprio valore nella simulazione pratica, i costi sono stati negoziati ed è già stato definito un calendario indicativo di implementazione, è opportuno sottoporre una raccomandazione al comitato decisionale.

Se dalla raccomandazione emerge che un software si è dimostrato davvero convincente, scegliere il relativo fornitore è semplice. Se invece più sistemi PIM risultano adatti all’azienda, spetta al comitato di direzione prendere la decisione finale e concludere il confronto tra i sistemi PIM.