Product Information Management - PIM.

PIM-Software

So finden Sie das richtige PIM System

Im Zuge der Digitalisierung haben viele Unternehmen die Vorteile eines PIM-Systems erkannt. Mit Hilfe der PIM-Software können Prozesse vereinheitlicht und vereinfacht werden, dazu lassen sich produktbezogene Daten strukturiert und zentralisiert verwalten. Aber welches PIM-System ist für ein Unternehmen das richtige? Die Anzahl der Anbieter am Markt ist groß und die Unterschiede in Punkto Qualität ebenso.

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Bei der PIM-Auswahl geht es vorrangig nicht um die Frage, welches das richtige System ist – sondern vielmehr darum, welches am besten zu einem Unternehmen passt. Denn so individuell wie die Unternehmen sind, sind auch immer die Anforderungen an die Funktionalitäten einer Software.

Das Auswahlverfahren des passenden PIM-Systems sollte darum mit großer Sorgfalt durchgeführt werden und ein Ziel verfolgen: Risiken zu minimieren. Das heißt beispielsweise Fehlentscheidungen zu vermeiden, die durch fehlende Berücksichtigung von wichtigen Aspekten oder zu kurz gedachten Prozesse entstehen.

Auswahlverfahren für PIM-Software
Sieben notwendige Schritte, um die richtige Software zu finden

Zunächst sollte man sich immer fragen: Wo möchte das Unternehmen hin? Welche Erwartungen stellen die Verantwortlichen an ein PIM-System? Zunächst sollte man sich stets fragen: Worauf zielt das Unternehmen hin? Um einen sinnvollen PIM-Software-Vergleich durchführen zu können, muss erst definiert werden, wie das Unternehmen erfolgreicher  werden kann. Dann erst lassen sich auch die Risiken erkennen, die einem auf dem Weg dorthin begegnen können und Lösungen finden, um diese zu vermeiden.

Um die Anforderungen, die das Unternehmen an das PIM-System hat, verstehen zu können, muss zuerst ein Blick auf das Unternehmen und seine Geschäftsprozesse geworfen werden. Alle Abteilungen, die mit dem PIM-System arbeiten werden oder von seiner Einführung betroffen sind, müssen analysiert werden. Es ist wichtig zu verstehen, was diese Mitarbeiter antreibt und worin ihre Probleme liegen. Um dieses Probleme zu lösen, braucht es auch einen systematischen Ansatz.  Welches Auto ist dafür passend? Muss man nur sich selbst transportieren oder braucht es mehr Platz? Reicht ein PKW oder sollte es lieber ein Lieferwagen sein? Dies sind im übertragenen Sinne die Fragen, die im Auswahlverfahren für den PIM-Vergleich gestellt werden müssen. Zusätzlich kommt die Architekturlandschaft hinzu, ebenso wie das Datenmodell. Eine Checkliste der grundlegenden Anforderungen für die Auswahl eines PIM-Systems hilft, alle Punkte im Auge zu behalten. Sind alle wesentlichen Anforderungen im Unternehmen identifiziert, werden sie in einem Lastenheft, der sogenannten Spezifikation, festgehalten.

Erfahrene Beratungspartner kennen den Markt und potenzielle Anbieter von PIM-Software genau. Sie wissen, welcher Hersteller das Lastenheft mit den zuvor definierten Anforderungen erfüllen kann und welche individuellen Stärken und Schwächen die Software aufweist. Denn am Ende muss sie nicht nur zu den technischen Anforderungen, sondern auch zur Unternehmensstrategie passen. Es ist die Aufgabe des Beratungsunternehmens, eine Longlist mit ca. 15 Kandidaten zu erstellen. Qualifizierte Business Consultants tun dies auch schon unter Berücksichtigung und Verhandlung des vorhandenen Budgets. Dafür wird den relevanten Softwareherstellern eine Liste mit den Kernanforderungen zur Verfügung gestellt, welche in einer vorgegebenen Zeit beantwortet werden muss. Aus den Ergebnissen selektiert sich die Shortlist mit noch ca. fünf verbleibenden Kandidaten, die nochmals genau analysiert werden. Zusammen mit dem Unternehmen entscheiden die Berater dann, welche zwei bis drei Systemhersteller am Ende zur Präsentation ihrer Software eingeladen werden.

Für die Präsentation werden den Herstellern ca. zehn Use Cases als Aufgaben gestellt. Ziel der Pitch-Präsentation ist es, dem Management-Entschei­dungsgremium zu demonstrieren, wie die jeweilige Software im Alltag funktioniert und was sie bewirken kann. Hierfür ist es sinnvoll diverse Probleme oder relevante Punkte als konkrete Use Cases in der Präsentation durchzuspielen. Dabei werden die einzelnen Schritte mit Hilfe von Beispieldaten simuliert. Softwareanbieter können somit unter denselben Voraussetzungen im PIM-Pitch überzeugen.

Anschließend werden die Pitch-Präsentationen evaluiert und verglichen. Vor- und Nachteile der jeweilig vorgestellten PIM-Systeme werden gegenübergestellt sowie die Einhaltung der Anforderungen analysiert. Und selbstverständlich spielt auch das jeweilige Budget und die Kostenvorstellung der Softwarehersteller eine große Rolle, wenn es um die PIM-Auswahl geht.
Die Ergebnisse werden vom zuständigen Beratungsunternehmen für eine Management-Entscheidung vorbereitet. Sind die Beteiligten unentschlossen oder uneinig, kann in einem letzten Schritt ein „Proof of Concept“ der letzten beiden Software-Finalisten erfolgen. Erst, wenn sich die Systeme wirklich in der Praxis-Simulation bewiesen haben, die Kosten verhandelt und auch schon ein ungefährer Zeitplan für die Umsetzung erstellt ist, sollte eine Handlungsempfehlung dem Entscheidungs-Gremium vorgelegt werden.
Hat die Handlungsempfehlung aufgezeigt, dass eine Software wirklich überzeugt hat, fällt die Entscheidung für den jeweiligen Anbieter nicht schwer. Sind allerdings mehrere PIM-Systeme für das Unternehmen geeignet, liegt es am Management-Gremium sich final zu entscheiden und den PIM-System-Vergleich abzuschließen.
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