„Was kostet ein PIM?“ ist eine der häufigsten Fragen, wenn Unternehmen ihre Produktdaten professionell verwalten wollen. Die ehrliche Antwort: Die Lizenz ist meist der kleinere Teil. Entscheidend sind Datenmodell, Datenqualität, Schnittstellen und der interne Aufwand. Dieser Ratgeber zeigt, aus welchen Bausteinen sich die Kosten einer PIM-Einführung zusammensetzen, welche Faktoren sie treiben und wie Sie sie im Griff behalten.

Die Kostenbausteine einer PIM-Einführung

1. Lizenz oder Abonnement

PIM-Systeme werden heute meist als Software-as-a-Service im Abonnement angeboten, teils auch als Kauflizenz mit Wartung oder als Open-Source-Lösung mit kostenpflichtiger Enterprise-Version. Die Preise hängen typischerweise von der Anzahl Nutzer, Artikel, Sprachen, Kanäle oder Module ab. Die Spannweite reicht von einfachen Lösungen für kleinere Sortimente bis zu Plattformen für internationale Konzerne mit entsprechend hohen jährlichen Gebühren.

2. Einführungsprojekt

Dazu gehören Konzeption, Datenmodell, Konfiguration, Workflows, Berechtigungen, Tests und Projektleitung. Diese Leistung erbringt in der Regel ein Integrationspartner. Der Aufwand wächst mit der Komplexität Ihres Sortiments und Ihrer Prozesse.

Orientierung aus unseren Projekten: Eine PIM-Einführung beginnt realistischerweise bei etwa 30 Personentagen und reicht bis etwa 300 Personentage. In sehr komplexen Situationen, etwa bei vielen Gesellschaften, Sprachen, Kanälen und Schnittstellen, können es auch 600 Personentage werden. Wo Ihr Projekt liegt, hängt vor allem von der Grösse und Komplexität Ihres Unternehmens, Ihres Produktprogramms, Ihrer Ausgabekanäle und vom gewählten PIM-System ab.

3. Schnittstellen

Ein PIM entfaltet seinen Nutzen erst im Zusammenspiel mit anderen Systemen: ERP für Stammdaten und Preise, DAM für Bilder und Dokumente, Webshop, Marktplätze, Print-Kataloge und Kundenportale. Jede Schnittstelle kostet Entwicklung, Tests und Pflege.

4. Datenmigration und Datenqualität

Oft der unterschätzte Teil: Daten aus Excel-Listen, ERP und Altsystemen zusammenführen, Dubletten bereinigen, Attribute vereinheitlichen und fehlende Informationen ergänzen. Hier helfen heute KI-gestützte Werkzeuge, etwa beim Auslesen von Datenblättern oder beim Erstellen von Produkttexten.

5. Betrieb und Weiterentwicklung

Hosting, Updates, Support, Anpassungen an neue Kanäle und regelmässige Verbesserungen. Bei SaaS-Lösungen ist ein Teil davon im Abonnement enthalten.

6. Interner Aufwand

Ihre Mitarbeitenden arbeiten im Projekt mit, liefern Anforderungen, testen, pflegen Daten und lassen sich schulen. Dieser Aufwand erscheint in keinem Angebot, ist aber oft beträchtlich.

Was die Kosten treibt

• Sortiment: Anzahl Artikel, Varianten und Attribute pro Produktgruppe.
• Sprachen und Länder: Jede Sprache bedeutet Übersetzung und Pflege, in der Schweiz oft mindestens Deutsch und Französisch.
• Kanäle: Webshop, Marktplätze, Kataloge, Datenaustausch mit Händlern über Standards wie BMEcat oder ETIM.
• Schnittstellen: Anzahl und Komplexität der angebundenen Systeme.
• Datenqualität heute: Je verstreuter und uneinheitlicher die Daten, desto höher der Migrationsaufwand.
• Organisation: Klare Verantwortlichkeiten für Daten senken Aufwand und Folgekosten deutlich.

So vergleichen Sie Angebote richtig

1. Geben Sie allen Anbietern dasselbe Mengengerüst vor: Artikel, Attribute, Sprachen, Kanäle, Nutzer und Schnittstellen.
2. Lassen Sie die Angebote in einer einheitlichen Struktur nach den Kostenbausteinen oben aufschlüsseln.
3. Rechnen Sie die Gesamtkosten über mindestens fünf Jahre, inklusive Preissteigerungen und internem Aufwand.
4. Prüfen Sie, was im Abonnement enthalten ist und was als Zusatzmodul oder Dienstleistung extra kostet.
5. Lassen Sie sich die wichtigsten Abläufe mit Ihren eigenen Daten zeigen, bevor Sie entscheiden.

Wie Sie die Kosten senken

• Datenmodell zuerst: Ein durchdachtes Datenmodell vor der Systemauswahl verhindert teure Umbauten.
• Schrittweise starten: Mit den wichtigsten Produktgruppen und Kanälen beginnen und dann ausbauen.
• Standard nutzen: Anpassungen an Prozesse sind meist günstiger als Anpassungen an der Software.
• Datenqualität früh angehen: Bereinigen Sie Daten, bevor sie migriert werden.
• KI gezielt einsetzen: Für Datenanreicherung, Übersetzung und Texterstellung, mit menschlicher Freigabe.

Lohnt sich ein PIM?

Ein PIM lohnt sich vor allem, wenn Sie viele Artikel, mehrere Sprachen oder mehrere Kanäle bedienen und Produktdaten heute an verschiedenen Stellen gepflegt werden. Der Nutzen zeigt sich in kürzerer Zeit bis zur Markteinführung, weniger Fehlern, weniger Retouren durch bessere Produktinformationen und deutlich geringerem Pflegeaufwand.

Häufige Fragen

Wie viel Aufwand ist eine PIM-Einführung?

Nach unserer Erfahrung zwischen etwa 30 und 300 Personentagen, in sehr komplexen Situationen bis etwa 600 Personentage. Entscheidend sind Unternehmensgrösse, Produktprogramm, Ausgabekanäle und das gewählte System.

Wie lange dauert eine PIM-Einführung?

Ein erster produktiver Umfang ist häufig in einigen Monaten erreichbar. Umfangreiche Einführungen mit vielen Kanälen und Schnittstellen erstrecken sich über längere Zeit und erfolgen meist in Etappen.

Reicht nicht das ERP für Produktdaten?

Das ERP verwaltet kaufmännische Stammdaten gut, ist aber selten für reichhaltige Marketing- und Technikdaten in mehreren Sprachen und für viele Kanäle ausgelegt. Genau dafür gibt es PIM-Systeme.

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Digitize! begleitet Unternehmen seit vielen Jahren herstellerneutral bei Auswahl und Einführung von PIM-Systemen. Mehr auf unserer Seite Product Information Management, oder vereinbaren Sie ein kostenloses Erstgespräch.